מבטיחה – מקיימת!
איך לסדר את העסק המהמם שלנו חלק 2.
לפני כן, סיפור רקע.
בקורס לפיתוח עסקי מגיעים בעלי עסקים שונים עם צרכים ורצונות שונים. אנשים טועים לפעמים לחשוב שמדובר רק בבעלי עסק חדש. להיפך, דווקא הוותיקים שביניהם מגיעים עם מטרות עסקיות חדשות אבל כאלה שלא הצליחו להגיע אליהם בכוחות עצמם.
למה?
הרבה פעמים התשובה היא עומס. כשהמחסן עמוס אי אפשר להכניס סחורה חדשה. נ-ק-ו-ד-ה – ! מה אנחנו עושים? בודקים מה אפשר לפנות.
- לפנות תפקיד בעסק לטובת עובד או ספק שירות
- לפנות משימות שיכולות להיעשות בצורה אוטומטית
- לפנות ציוד מיותר שחוסם את שדה הראיה
וכשיש מקום – אפשר להכניס חלומות חדשים
אז היום נפנה מקום
חלק ב – פינוי לטובת בינוי
מקום בלב – מקום במחשב
יש שלב בשנה, אצלי הוא בדרך כלל קורה ממש עכשיו שכל המחשבים שלי – זה הנייד וההוא שביד נחנקים ומתחילים להאט קצב, לסגור לחלונות ובאופן כללי להפסיק לשתף פעולה.
מה עושים?
א. מעמידים אותם לסדר. במחשב אני משתמשת בתוכנת SPACESNIFFER שמכוונת אותי לתיקיות עם הקבצים שזוללים לי מקום ויש לי המון כאלה כי אני עורכת הרצאות שלי בתוכנה, מעלה קורסים מצולמים שלי למחשב, מקבלת קבצים מוכנים מעורכי הווידאו של תכניות בר/ת המצווה הוכן הלאה ומהר מאד הסמן הופך מכחול לאדום בוהק ומהבהב לי שעוד שניה נגמר המקום.
מרגע שהבנתי איפה הקבצים הבעייתיים אני עושה בהם סינון כזה:
קודם כל מחליטה אם אני צריכה את הקבצים הללו על המחשב שלי או שהם יכולים להישמר במקום אחר
אם הם למקום אחר יש שלוש אפשרויות:
- גיבוי בענן (פולניות כמותי לעולם לא יסמכו על עננים בלבד ולכן יעברו לאופציה ב' בנוסף על הגיבוי בענן עליו משלמים תוספת הגדלת נפח, כן כן)
- גיבוי בכונן חיצוני שאף הוא מקוטלג ורשום עליו מה שיש בתוכו – השבוע קניתי את כונן ה2 טרה החמישי שלי אחרי שהשאר התמלאו
- יש מצב שהקובץ חשוב אבל לא מספיק להישמר במחשב או בגיבוי ואת הקבצים הללו אני מעלה ליוטיוב שלי בקישור פרטי (!!) מה יש שם לדוגמה אתם שואלים?
– הרצאות הדגל שלי מצולמות בווידאו ובזום כדי שתמיד אוכל לחזור להתאמן על הרצאה ולשפר אותה.
– כל צילומי הקורסים שלי שהתלמידים שלי צופים בהם גם חצי שנה אחרי סיום הקורס (הם בקישור שמוגדר ביוטיוב "לא רשום" עד שהם הופכים לקישור פרטי).
– אפילו הדרכות פרטיות ששילמתי עליהן ליועץ שעבד איתי בזום.
אם החומר צריך להישאר איתי על המחשב, כבר ניקיתי חלק גדול מהכרטיסים אבל אני מוסיפה זיכרון חיצוני פצפון לצידו של הנייד ומרחיבה את המקום ובו גם מניחה את הדברים החשובים לי ביותר.
לגבי הסמארטפון – אותה הגברת בשינוי תוכנות ואדרת. פנו דרך
פינוי נוסף הוא חלל העבודה. כן, אנחנו שומרים מחברות ויומנים מתקופת צמיחת העסק, קלסרים של פרויקטים עתיקים ומחברות רעיונות. האם אנחנו צריכים אותם בקרבת מקום? האם ניגשנו אליהם בחמש שנים האחרונות? אם התשובה היא לא ולא – אז ביי. ואם כן אז אפשר למצוא להם מקום חדש באזור פחות נגיש במחסן שלנו. פינוי ניירת וציוד בכלל בחללי העבודה שלי, מתניע את כפתור היצירתיות שלי. אולי גם את שלכם…
זה הזמן לציין כי תיבת המייל שלנו מפוצצת שטויות וניקיון שלה עשוי לקחת שעות למרות כל הסינונים שהגוגל מאפשר (במידה ויש לכם ג'ימייל, לא יודעת איך זה במיילים אחרים אבל שם אפשר להגדיר מגודל מסוים להעמיד את כל המיילים בשורה ולעשות סלקציה).
למי שאין זמן או שיש לו דברים חשובים ביותר בתיבת המייל כמוני, הוא מוזמן להתייחס לג'ימייל שלו לא רק כתיבה אלא כמו מחסן ואפילו מחסן אינסופי. אפשר לרכוש חבילת מקום לאכסון לפי הצרכים שלכם ולהיות בטוחים ומוגנים פעמיים. פעם אחת כי כל המידע מגובה היטב ופעם שניה כי תמיד תמצאו את מה שחסר.
יחד עם זאת, כדי לחסוך במקום להבא העדיפו לשלוח קישורים במקום קבצים.
למשל – אני שולחת קבוע את המחירון של הלל הפקות שהוא מסמך מהודר ומעוצב ומאד כבר בקישור לתיקיית הדרופבוקס שלי בה הוא נמצא במקום לשלוח את המסמך עצמו. שולח מידע על ההרצאות שלי עם לינק לאתר בו ניתן לראות את המידע עליהם ואף לצפות בטיזרים ולהם מצרפת מסמך לא כבד להצעת מחיר. אז גם אתם מוזמנים לשלב…
פינוי אחרון וחשוב ביותר הוא זה שמשאיר אותנו בתחושת מתח – לקוחות מתעניינים שטרם סגרו. כן כן, אנרגיה היא אנרגיה היא אנרגיה וזה לא משנה מה סביבנו מחסל לנו אותה. אם לקוח היה אתנו בקשר, התעניין במוצר או שרות וטרם חזר אנחנו מרגישים שמעגל לא נסגר.
קחו נשימה – וסיגרו מעגלים.
כן, אתם תשמעו המון המון – "לא ולא ולא" אבל מנפלאות ה FOLLOW-UP הידועים שפה ושם מסתתר מישהו שעוד חושב עלינו באמת ופשוט עוד לא עשה את הצעד לצלצל. ואת הקול של אלה אני הכי אוהבת לשמוע: "תודה שלא ויתרת לי ושאת מניעה אותי אני רוצה לסגור" שמעתי רק השבוע פעמיים על אף שכמות הפולואפ שעשיתי הייתה ממש מזערית. שני לקוחות שסגרו רק כי כבר הזזתי אותם ועד אז הם חשבו שכבר לא נעים לחזור אלי…
וכשהם חוזרים – תשמחו. גם מולם. אז מה, זו מצווה להיות בשמחה.
יאללה חברים, תודה שעזרתם לי להתחמק טיפה מהניקיונות. אני מקווה שהמידע עזר ואם כן- אתם מוזמנים להפריח לי נשיקה במייל חוזר. עכשיו אני עוברת בחוסר ברירה לניקוי המחשב והסלולרי שלי ושכחתי לומר: שמותר לקטר על זה. מותר לחלוטין!
בא לכם לארגן גם את המשימות שלכם?
להימנע מדחיינות ומביקורת קבועה של המצפון על כך שלא הספקתם גם הפעם?
199 ש"ח ויש לכם ביד מיני קורס עם שיטה תכליתית ויעילה לניהול משימות ואנרגיה בעסק ובחיים בכלל. הקורס כולל דפי עבודה לתרגול השיטה.
